DPA-Systems privatlivspolitik

Databeskyttelsesforordningen forudsætter, at der vedtages en persondatapolitik, som sikrer overholdelse af persondataforordningen (GDPR). Beskyttelse af fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger kræver, at der træffes passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at forordningens krav opfyldes.

Databeskyttelsesforordningen

Databeskyttelsesforordningen forudsætter, at der vedtages en persondatapolitik, som sikrer overholdelse af persondataforordningen (GDPR). Beskyttelse af fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger kræver, at der træffes passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at forordningens krav opfyldes. For at kunne påvise overholdelse af forordningen skal DPA-System vedtage interne politikker og gennemføre foranstaltninger, som lever op til principperne om databeskyttelse gennem design og databeskyttelse gennem standardindstillinger, samt ved udvikling af IT-systemer.

Disse foranstaltninger består i minimering af behandlingen af personoplysninger, pseudonymisering af personoplysninger og gennemsigtighed for så vidt angår personoplysningers funktion og behandling, således at den registrerede kan følge databehandlingen, og DPA-System kan tilvejebringe og løbende forbedre den fornødne sikkerhed om data.

Indsamling og formål

Indsamling og behandling af personoplysninger er nødvendig i forbindelse med sagsbehandling, ved indgåelse af kontrakter og aftale om ansættelse eller andre formål, som er i overensstemmelse med vores lovbestemte formål og pligt til at journalisere og gemme oplysninger efter statens arkivregler. Vi indsamler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne opfylde vores lovmæssige forpligtelse.

De oplysninger, vi indsamler og behandler, er primært data i form af:

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-mail
  • bruger-id
  • CPR-nummer
  • CVR-nummer
  • IP-adresse
  • domænenavn
  • fakturanumre
  • kreditnotanumre
  • oplysninger om virksomheder, henførbare til personer

DPA-System indsamler og behandler oplysninger i forbindelse med anvendelse af de selvbetjeningsløsninger, DPA-System stiller til rådighed.

DPA-System kan på egen hånd henvende sig til dig i forbindelse med kontrol af kontaktoplysninger og identitet for registranter samt validering af kontaktoplysninger. Dette sker for at sikre, at de personoplysninger vi behandler om dig er korrekte, hvilket er et krav ifølge bogføringslovgivningen og databeskyttelsesforordningen. 

Fortrolighedspolitik

Vores fortrolighedspolitik beskytter oplysninger ved at regulere DPA-Systems brug af de oplysninger som du stiller til rådighed, ved overlevering til vores brug. DPA-System er forpligtet til at beskytte alle fortrolige oplysninger. Fortrolighedspolitikken har til formål at fastlægge klare retningslinjer for DPA-Systems måde at behandle data på.  

Samtykke

Du giver dit samtykke til, at vi indsamler og bruger dine personlige oplysninger i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik. Vi forpligter os til at placere en regelmæssigt opdateret udgave af fortrolighedspolitikken på hjemmesiden, med en specifikation af opdateringen.

Informationssikkerhed

I DPA-System har informationssikkerhed høj prioritet. Vi har fokus på, hvordan vi beskytter data, systemer og services. Vores høje standard for informationssikkerhed betyder blandt andet, at vi beskytter kritiske og følsomme informationer og informationssystemer mod kompromittering og anden uautoriseret anvendelse. Vi sikrer, at dine personoplysninger ikke går tabt, bliver ændret, offentliggjort uautoriseret, samt at uvedkommende ikke får adgang eller kendskab til dem.

For at beskytte dine oplysninger bedst muligt foretager vi en vurdering af, om vores behandling af dine oplysninger indebærer en høj risiko for dig, fx hvis der er tale om personfølsomme data. DPA-System opbevarer ingen personfølsomme data.

Databehandleraftale

Vi indgår databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, og vi sikrer, at vores databehandlere lever op til den høje standard for informationssikkerhed og databeskyttelse, som vi kræver.

Sletning af personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af disse, under hensyntagen til overholdelse af vores journalpligt efter forvaltningsloven og aflevering til Rigsarkivet efter arkivreglerne. Det medfører, at vi ikke må slette oplysninger, selvom du fx trækker din ansøgning tilbage eller er uenig med vores afgørelse og du senere får ret, da vi er forpligtet til at dokumentere vores sagsforløb. Hvis det fx er oplysninger, som vi har brug for med henblik på at kunne fastlægge eventuelle retskrav, som måtte udspringe af et aftaleforhold eller anden lovgivning kræver længere opbevaring, kan vi opbevare oplysningerne længere end 5 år. Vi vil løbende gennemgå vores behov for opbevaring af oplysninger, så vi ikke gemmer mere end højst nødvendigt.

Udlevering af oplysninger og retten til indsigt

DPA-System udleverer ikke personoplysninger til tredjemand med henblik på markedsføring eller til anden kommerciel brug. Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi har registeret om dig. Ved henvendelse om indsigt i egne oplysninger, stiller vi af hensyn til dig og for at undgå uretmæssig indsigt, krav om dokumentation for din identitet. Hvis du anmoder om det, kan vi informere dig om de oplysninger, vi behandler om dig. Adgangen til data kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder, konkurrencefølsomme oplysninger, eller immaterielle rettigheder.

Hvis du ønsker indsigt i dine personoplysninger, kan du skrive til info@dpa-system.dk og angiv venligst ”Indsigt i personoplysninger” som emne.

Adgang til sletning eller anmodning om rettelse af personoplysninger

Hvis du mener, at vi behandler personoplysninger om dig, som er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Vi skal i så fald bede dig om at henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. I nogle tilfælde har vi en forpligtelse til at slette dine personoplysninger. Hvis du mener, at dine oplysninger ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i bekræftende fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Indsigelsesret

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis din indsigelse er berettiget, ophører vi med behandlingen af dine personoplysninger. Du skal dog være opmærksom på, at behandling af dine personoplysninger kan være en forudsætning for, at du kan lave en kontrakt med DPA-System eller få din sag behandlet eller som led i et ansættelsesforhold, da vi som myndighed kan være forpligtet til at indhente oplysningerne for eksempelvis skatteoplysninger.

Mens en indsigelsesanmodning eller anmodning om sletning/rettelse bliver behandlet, er DPA-System forpligtet til at begrænse vores behandling af de pågældende oplysninger. Udgangspunktet er, at vi kun må anvende oplysningerne i forbindelse med aktindsigtsanmodninger, men vi kan anmode dig om lov til at anvende oplysningerne til flere formål. Dette formål kræver skriftlig accept.

DPA-System, nov. 2018


DPA-System er dataansvarlig og har følgende kontaktoplysninger:

DPA-System

Vesterbrogade 6D, 4. sal

1620 København V

E-mail: info@dpa-system.dk

Telefon. +45 39 15 51 61

 

Klager over DPA-System behandling af personoplysninger skal rettes til:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5. sal

1300 København K

E-mail: dt@datatilsynet.dk

DPA-publikationer
DPA-System
2018
Sidst redigeret: 16. februar 2016
DPA-System  |  Vesterbrogade 6D,4.  |  DK-1620 København V  |  Tel: (+45) 3915 5161  |  EAN:5790002305924  | info@dpa-system.dk | CVR: 29028842